Trabalhar em casa oferece muitas vantagens – desde a flexibilidade de definir sua própria rotina para economizar tempo até economizar muito dinheiro praticamente eliminando os custos de deslocamento diário.
Seja como freelancer, na modalidade de teletrabalho ou como um pequeno empresário, ter um escritório em casa significa mais liberdade e menos custos.
No entanto, ser bem-sucedido em um escritório doméstico requer a criação de um espaço que promova a eficiência em um ambiente de trabalho não tradicional. Considere as dicas a seguir para ajudar a definir um espaço de trabalho profissional dentro de casa para o seu novo negócio.
Equipamentos para home office
Começar no seu home office usando o equipamento certo é essencial, e os telefones não são os únicos equipamentos indispensáveis. Infelizmente, pode ser tentador economizar nos equipamentos principais e gastar em itens desnecessários, como decoração de escritório.
O dinheiro deve ser gasto em uma boa mesa com espaço de trabalho adequado, uma cadeira confortável que ofereça suporte para as costas e lombar, computadores com memória e desempenho compatíveis com a função exercida, conexão rápida e estável à Internet e qualquer outro equipamento especializado, como ferramentas ou software que sejam essenciais para a sua área de atuação.
Vamos dar uma olhada nos equipamentos básicos que você precisa ter em seu escritório em casa:
Computador
A revolução da computação pessoal começou com os computadores de mesa, mas eles foram amplamente ignorados nos últimos anos, pois os consumidores optaram pela portabilidade de notebooks, smartphones e tablets.
Agora, o testado e comprovado desktop está pronto para um retorno, já que empresas como Apple, HP e Microsoft correm para projetar modelos capazes de responder a um apetite crescente por processadores com rapidez suficiente para tarefas exigentes como edição de vídeo e jogos, além de grandes e nítidos monitores que exibem imagens em 4K.
Um computador de mesa com especificações boas vai sair mais barato do que um notebook com especificações boas, portanto, se você trabalha com programas altamente exigentes de desempenho ou precisa de muito armazenamento, é melhor investir em um desktop.
Eles também são mais fáceis de atualizar no futuro com peças melhores, se você souber mexer com hardware.
As configurações dependem muito das suas funções e necessidades. Se você só precisa mexer com planilhas e navegar na internet, um computador básico, com um processador Intel i5 e 8GB de memória RAM, deve ser o suficiente.
Para trabalhos mais pesados, você deve considerar um processador mais poderoso, uma placa gráfica de dedicada, mais armazenamento e memória RAM. Esse modelo da Dell aguenta edição de vídeo em alta resolução, edição de áudio, programas de engenharia e até modelagem 3D.
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Para aqueles que simplesmente não podem perder a portabilidade de um notebook, existem várias opções no mercado. Para tarefas mais simples, esse modelo com processador Ryzen 5 da AMD fabricado pela Lenovo custa pouco e oferece bom desempenho.
Já o Acer Swift 3 possui um desempenho bem mais poderoso, comum processador Ryzen 7 e um SSD interno de 512GB, permitindo que você execute tarefas bem mais pesadas e complexas.
Você sempre pode comprar um monitor e periféricos para conectar ao notebook e usá-lo com um desktop.
Impressora e multifuncional
Quando é possível escolher entre uma impressora que custa R$ 500 e uma que custa um quarto disso, muitas pessoas optam por comprar a mais barata. Mas, muitas vezes, isso é um grande erro: a longo prazo, o custo da substituição de tinta pode ultrapassar o da impressora em menos de um ano.
Como é explicado em detalhes no nosso artigo sobre como escolher a impressora certa, o maior lucro das fabricantes de impressoras vem dos cartuchos de tinta. Eles ganham mais vendendo uma impressora barata que exige cartuchos caros ao longo dos anos do que vendendo uma impressora cara com uma recarga barata.
Uma ótima impressora a jato de tinta multifuncional é a HP Deskjet Ink Advantage 2376, ela conta com impressão via WiFi, permitindo que você imprima qualquer coisa utilizando celulares e tablets compatíveis, além de criar cópias de documentos em alta qualidade e função fax.
Por ser uma impressora a jato de tinta, ela é a melhor escolha para quem precisa imprimir colorido com altíssima qualidade.
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As impressoras a laser são bem mais econômicas e rápidas no geral. A desvantagem é que mesmo os modelos coloridos não imprimem fotos ou gráficos complexos coloridos com a mesma qualidade de uma impressora a tinta comum.
Se você precisa imprimir uma grande quantidade de documentos só de textos e com gráficos bem simples, a Brother 8360CDW é o melhor modelo barato de impressora a laser colorida. Você pode conferir nosso artigo sobre as melhores impressoras a laser coloridas para aprender mais sobre esses periféricos e ver outros modelos recomendados.
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Telefone e fax
Essa talvez seja o item mais pensado na hora de montar um home office, e certamente é indispensável ter um de qualidade para manter contato com clientes e supervisores. Um telefone sem fio com tecnologia DECT 6.0 possui uma ótima qualidade de som e diminui as chances de interferência.
O melhor telefone sem fio para home office é o Intelbras TS-5122, ele já vem com um ramal, o som do alto falante e do microfone são nítidos e seu visor permite contratar um serviço de identificação de chamadas.
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Um modelo multifuncional de impressora com fax é o ideal, assim você economiza mais do que comprando cada aparelho separadamente, e você provavelmente não vai conseguir encontrar uma máquina de fax dedicada nova por aí.
Mesa e cadeira
Para a maioria dos usuários, uma mesa simples de computador tem espaço o suficiente para assinar um documento eventualmente ou anotar algum número na agenda, mas se você trabalha com desenho ou precisa mexer com muitos documentos em papel, uma mesa grande e longa é muito importante.
Você vai passar muito tempo sentado, então vale a pena investir em uma cadeira confortável e ergonômica, ela é uma das partes mais importantes de um escritório doméstico eficiente. O ideal é testar a cadeira em uma loja antes da compra, mas existem modelos ergonômicos ajustáveis que podem ser comprados pela internet.
Roteador
Nem sempre ele é necessário, mas se você tiver mais de um computador que precise de acesso à Internet ou vai usar o smartphone para o trabalho, o ideal é ter WiFi na casa toda.
Você vai economizar bastante no plano de dados das operadoras de celular ao usar a internet sem fio de sua casa, e esse não é um aparelho caro. Por menos de R$ 100 você compra um bom roteador que é fácil de configurar e cobre uma boa área.
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Programas
Alguns proprietários de pequenas empresas simplesmente precisam acessar aplicativos comuns de processamento de texto, planilhas e gerenciamento de e-mail, enquanto outros precisam de software adicional específico para suas necessidades, como fluxo de caixa, editores de foto profissionais ou de planejamento industrial.
Faça uma lista de softwares que você precisará para montar seu negócio em casa.
Unidade de backup ou servidor pessoal
Uma vez que seu escritório esteja funcionando, você precisará ter um plano para fazer backup e proteger seus dados. Você pode usar serviços de backup baseados em nuvem para copiar seus arquivos automaticamente para outros servidores, mas também é uma boa ideia considerar ter um backup interno em vigor.
Para o armazenamento na nuvem, alguns usuários que não mexem com arquivos pesados podem utilizar serviços gratuitos, enquanto outros devem procurar um serviço profissional pago para ter acesso a mais espaço.
Para o backup interno, discos rígidos são muito baratos hoje em dia, tudo o que você precisa é utilizar um programa específico e não manter a unidade conectada ao computador enquanto não estiver fazendo backup, que é um erro muito comum.
Organização
Onde você vai guardar canetas, notas, papel, pastas, tinta, cartões de visita e outros suprimentos? Considere comprar uma estante de livros ou prateleiras para manter esse tipo de coisa fora de sua mesa de trabalho, assim sobre mais espaço e tudo fica mais organizado.
Mesmo se você pretende ser um escritório “sem papel”, sempre há alguns documentos e contratos impressos que você precisa guardar.
O melhor lugar para armazenar esses documentos – e ser capaz de encontrá-los mais tarde – é em um arquivo de documentos. Um modelo com chave, como o visto abaixo, é o ideal para manter documentos fora de alcance de terceiros não autorizados.
Fragmentadora de papel
Um equipamento desse tipo, que é chamado de trituradora ou fragmentadora de papel, pode ser obrigatório para destruir informações confidenciais e secretas em seu negócio.
Veja qual é a regulamentação do seu setor e use o bom senso, qualquer coisa com informações sigilosas ou que devem ser privadas devem ser destruídas antes de serem jogadas no lixo.
Apesar de parecer um aparelho simples, existem algumas características e funções que podem tornar uma trituradora mais eficiente.
Alguns modelos de trituradoras podem triturar várias folhas de papel A4 de uma só vez, além de contarem com um motor forte o suficiente para triturar também cartões plásticos e até CDs, como o modelo abaixo.
Temos um artigo especial sobre as melhores trituradoras de papel, onde explicamos tudo sobre esses aparelhos e como escolher o ideal para seu negócio.
No break
Você comprou um monte de equipamentos eletrônicos para seu home office, então você precisa mantê-los funcionando por mais tempo o possível.
Especialmente longe das grandes cidades, apagões e blecautes são comuns, evitar danos aos equipamentos e perdas de dados é um passo muito importante e que muitas pessoas esquecem.
Além de proteger contra curto-circuito, surtos de tensão e sobrecargas elétricas, os no-breaks modernos contam com baterias internas para manter os equipamentos funcionando mesmo sem energia, assim você tem tempo de salvar seus dados, desligar o computador com segurança e tira-lo da tomada.
Certamente haverá outros itens que você precisa em seu escritório em casa, dependendo do tipo de trabalho que você faz e quanto espaço você tem disponível. Mas, se você usar essa lista de verificação para começar a pensar sobre os aspectos essenciais, estará no caminho certo para criar um escritório doméstico simplificado e eficiente.
Faça uma lista das suas necessidades críticas de home office
Antes de reivindicar um canto em um quarto e o chamar de escritório, faça uma lista detalhada de suas necessidades mais básicas para exercer sua função ou tarefa.
Ela deve incluir suas necessidades críticas, itens que você precisa para trabalhar, como uma mesa, computador, fax, telefone e assim por diante.
Se você é um artista gráfico, por exemplo, você pode precisar de uma pequena mesa para o seu computador e de uma mesa maior ou espaço de trabalho para sua arte, seja em papel ou em uma mesa digitalizadora.
Se você é um consultor, no entanto, você pode precisar de espaço adicional para vários armários de arquivo à prova de fogo e possivelmente um espaço para os clientes se encontrarem com você.
Ao fazer sua lista de necessidades críticas, é importante pensar em todas as maneiras em que você planeja usar o seu home office, talvez no futuro você precise de um espaço para se encontrar com um cliente, ou talvez você precise ter um espaço extra para aumentar o estoque de um produto.
Pense se isso pode ser resolvido agora ou se você só precisa mexer nisso muito mais tarde.
Escolha uma área dedicada para o seu home office
Depois de ter feito a sua lista de necessidades críticas, você tem uma ideia melhor de quanto espaço você realmente precisa para um escritório em casa.
Com isso em mente, agora você pode escolher uma área dedicada de sua casa para o espaço do escritório, seja um pedaço pequeno para uma mesa de computador ou um quarto inteiro que caiba vários armários.
Idealmente, o escritório deve estar em uma área tranquila com algum nível de privacidade. Isto é especialmente importante se você compartilhar a casa com um cônjuge, filhos ou até mesmo um colega de quarto.
Por exemplo, um quarto afastado com uma porta pode ser melhor porque pode ajudar a filtrar o ruído do resto da casa. Ou, se você precisar se reunir com clientes ou fornecedores, pode ser mais eficiente escolher um quarto perto da entrada da frente da casa, ou redefinir a própria sala em um escritório extra grande.
Balanceando espaço de trabalho e requisitos de armazenamento
Muitas vezes, um escritório em casa tem uma quantidade limitada de espaço e pode ficar apertado logo, mesmo com apenas uma cadeira e uma mesa a mais em um cômodo.
No entanto, manter um escritório profissional depende de uma boa organização. Isso significa planejar um espaço que tenha muito espaço para armazenamento (arquivos, suprimentos, etc.) e uma área ampla para se espalhar e trabalhar.
Utilizar espaço vertical pode ser o segredo para manter a área bem arejada e confortável. Um armário embutido na parede com um espaço para a mesa ou uma mesa de canto são bons exemplos de como utilizar espaço vago de maneira eficiente.
Você também pode armazenar arquivos em outra sala se eles não precisarem ser constantemente consultados. Tenha em mente que a regra geral é que todos os arquivos ou suprimentos que você usa com freqüência devem ser facilmente acessíveis.
O objetivo é criar um espaço de escritório organizado que atenda a todas as suas necessidades básicas.
Utilize uma iluminação adequada
Quando possível, escolha um espaço para o seu escritório que permita a entrada de muita luz natural. Isso fornece uma boa base para um espaço de trabalho saudável e econômico.
Se o seu escritório permite pouca ou nenhuma iluminação externa, a iluminação LED geral se torna ainda mais importante. Comece fornecendo luzes no teto que preencham a maior parte do ambiente.
Em seguida, considere adicionar iluminação específica em armários, lâmpadas de mesa e lâmpadas de assoalho que possam fornecer iluminação concentrada em uma área de trabalho menor.
Por fim, independentemente do tipo de iluminação disponível, certifique-se de que a tela do computador esteja posicionada de modo a evitar que ocorra muito reflexo, o que torna a leitura mais difícil.
Se o espaço usado para o home office não permite reposicionar o monitor, compre um com painel TN, que não possui reflexo. Ajuste o brilho da tela para que não fique mais brilhante do que o necessário. O objetivo é criar uma iluminação equilibrada que minimize o esforço dos olhos.
Separe o profissional do pessoal
Ao trabalhar em casa, é importante evitar que sua vida pessoal transborde para sua vida profissional (e vice-versa). A criação de uma conta bancária comercial é o primeiro passo para ajudá-lo a evitar misturar despesas pessoais com despesas de negócios.
Para reduzir ainda mais a confusão, tente armazenar cheques pessoais, registros e até mesmo correio em uma sala separada do seu escritório.
Um dos muitos benefícios de trabalhar em casa é reduzir os custos. No entanto, as economias iniciais do compartilhamento de uma linha telefônica com sua casa e sua empresa podem, no final, custar caro. Um telefone residencial é menos profissional e pode permitir que os clientes questionem a legitimidade do negócio.
Uma das armadilhas comuns de usar um telefone residencial é ter que compartilhar o correio de voz que usa uma única mensagem da família e da empresa. Isso confunde os clientes.
Da mesma forma, ao compartilhar um telefone, você corre o risco de ter um filho ou outro membro da família atendendo ao telefone, dando a impressão de que você não está administrando um negócio real.
É melhor usar uma linha telefônica dedicada para o seu escritório em casa. Claro, isso pode incluir o uso de um telefone celular ou um telefone VoIP (baseado na Internet).
Um celular com dois chips pode ser a maneira mais barata de separar o trabalho e a vida doméstica, já que telefones fixos por VoIP costumam ser bem caros e dá trabalho pedir mais de uma linha telefônica fixa.
Como ser produtivo no home office
Não há necessidade de escrever um manual formal do funcionário ou publicar uma lista de regras do escritório, mas determinar um sistema formal de operações para o seu escritório doméstico é útil e vai te ajudar a se manter organizado.
Isso inclui tudo, desde a padronização da manutenção de registros e o pagamento de faturas até o registro do tempo/invoice com os clientes e a milhagem para viagens de negócios.
Manter alguns procedimentos formais em vigor para funções comerciais padrão garantirá que seu escritório permaneça organizado e que essas informações estejam disponíveis onde e quando você mais precisar.
Estabeleça o horário de funcionamento
Flexibilidade pode ser o principal benefício de trabalhar para você mesmo em um home office. No entanto, ainda requer que você invista um bom tempo para tocar os negócios. Definir um cronograma típico para trabalhar em seu escritório ajudará você a manter o foco.
Talvez ainda mais importante, manter o horário de expediente padrão (na maioria das vezes) também ajuda seus clientes a saber quando você está disponível e pode ser contatado.
Afinal, você pode fazer muito do seu trabalho criativo no meio da noite, mas é mais do que provável que seus clientes mantenham horários mais tradicionais e precisem de acesso a você dentro desse prazo.
Definir o horário de expediente também pode ajudar a minimizar distrações e não atrapalhar seu tempo livre com familiares e amigos.
Cuidado com as cargas horárias excessivas
Uma vez que o horário de funcionamento do seu escritório esteja definido, não se esqueça de pendurar um relógio na parede ou colocá-lo na sua mesa – em qualquer lugar onde esteja claramente visível.
Embora isso possa parecer risível (ou óbvio), a verdade é que, quando se trabalha em casa, é muito mais fácil esquecer o tempo.
Antes que você perceba, pode ter trabalhado 14 horas por dia, pelo terceiro dia consecutivo. Mesmo que o seu trabalho seja em casa, ainda chega um momento em que você tem que encerrar o expediente, fechar a porta do escritório e se reunir com as pessoas importantes da sua vida.
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